Seit 2019 ist die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme mit TSE ausgesetzt. Ursprünglich sollte die Meldepflicht schon 2020 kommen. Sie wurde allerdings mehrfach verschoben, weil es kein Verfahren dafür gab.
- Zum 1. Januar 2025 soll ein Verfahren zur Meldung der elektronischen Kassensysteme zur Verfügung stehen.
- Ab 1. Juli 2025 müssen alle neu angeschafften Systeme innerhalb eines Monats gemeldet werden. Für bestehende gilt eine Übergangsfrist bis zu 31. Juli 2025.
Betriebe müssen ab kommendem Jahr ihre elektronischen Kassensysteme bei ihrem Finanzamt melden. Ab 1. Januar 2025 werde die elektronische Übermittlung über das Programm „Mein Elster“ und die ERiC-Schnittstelle möglich sein, teilt das Bundesfinanzministerium (BMF) in einem BMF-Schreiben mit.
Was bedeutet dies für Handwerksunternehmen?
Regelungen und Fristen für die Meldung
Unternehmen müssen alle Registrierkassen und andere elektronische Aufzeichnungssysteme sowie die dazugehörige zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE), die in Ihrem Betrieb angeschafft wurden, melden. Folgende Regelungen und Fristen gelten:
- Alle vor dem 1. Juli 2025 angeschafften elektronischen Kassensysteme müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
- Alle ab dem 1. Juli 2025 angeschafften Systeme müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden.
- Das gilt auch für gemietete und geleaste Kassensysteme.
- Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb gehen und nicht mehr im Betrieb vorgehalten werden, müssen innerhalb eines Monats abgemeldet werden.
- Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 außer Betrieb gehen, müssen nur abgemeldet werden, wenn sie zuvor angemeldet worden sind.
- Bei jeder Mitteilung müssen stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte in der einheitlichen Mitteilung übermittelt werden.
Wer ist von der Meldepflicht betroffen?
Betroffen sind von der Meldepflicht Kassensysteme und elektronische Registrierkassen. Was genau dazu zählt und welche Informationen übermittelt werden müssen, hat das Bundesfinanzministerium 2023 in einem BMF-Schreiben konkretisiert:
- Als elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen gelten für den Verkauf von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen und deren Abrechnung spezialisierte elektronische Aufzeichnungssysteme, die eine Kassenfunktion haben.
- Als Kassenfunktion gilt es, wenn ein Aufzeichnungssystem der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dienen kann.
- Dies gilt auch für „vergleichbare elektronische, vor Ort genutzte Zahlungsformen“ wie zum Beispiel Geldkarten, virtuelle Konten oder Bonuspunktesysteme von Drittanbietern, wie auch „an Geldes statt“ angenommener Gutscheine, Guthabenkarten, Bons und dergleichen.
- Aufbewahrungsmöglichkeiten für Bargeld, etwa in Form einer Kassenlade, spielen hingegen keine Rolle.
- Die oben dargestellten Regelungen gelten grundsätzlich auch für Wegstreckenzähler und Taxameter. Ausgenommen sind jedoch Taxameter und Wegstreckenzähler, die ohne eine technische Sicherheitseinrichtung verwendet werden und für die die Nichtbeanstandungsregelung der Finanzverwaltung (längstens bis 31. Dezember 2025) in Anspruch genommen wird. Bei Taxametern und Wegstreckenzählern ist bei dem elektronischen Aufzeichnungssystem auch das jeweilige Kfz-Kennzeichen des Fahrzeugs mitzuteilen.
Was muss gemeldet werden?
Folgende Informationen müssen laut BMF gemeldet werden:
- Name des und Steuernummer des Steuerpflichtigen. Nach Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummer muss diese gemeldet werden.
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung mit Zertifizierungs-ID sowie der Seriennummer (nach § 146a Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 AO),
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme (je Betriebsstätte / Einsatzort)*,
- Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems**,
- Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems***.
*Sollten in Verbundsystemen mehrere Geräte mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung verbunden sein, so ist jedes einzelne verwendete Gerät dem Finanzamt mitzuteilen. Sofern einzelne elektronische Aufzeichnungssysteme ohne Kassenfunktion (z.B. Orderhandys) mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion im Sinne von § 146a AO i.V.m. § 1 Satz 1 KassenSichV verbunden wurden, ist nur das elektronische Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion und nicht die damit verbundenen elektronischen Aufzeichnungssysteme ohne Kassenfunktion mitteilungspflichtig.
**Werden elektronische Aufzeichnungssysteme nicht erworben, sondern z. B. geleast oder geliehen, ist statt des Anschaffungsdatums das Datum des Leasingbeginns / Beginn des Leihvertrags / Beginn der Zurverfügungstellung zu übermitteln. Die §§ 145 ff. AO bleiben unberührt.
***Die Mitteilung über die Außerbetriebnahme aller bisher im Betrieb eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme kann mit einer Mitteilung je Betriebsstätte / Einsatzort insgesamt erfolgen, ohne jedes einzelne elektronische Aufzeichnungssystem einzeln aufführen zu müssen.
Was Unternehmer jetzt tun sollten
Da die Mitteilung von Aufzeichnungssystemen im Bestand bis spätestens 31. Juli 2025 vorzunehmen ist, sollten sich Unternehmer bis zur Freischaltung des Mitteilungssystems am 1. Januar 2025 eine Übersicht über alle in ihren Betriebsstätten eingesetzten Systeme verschaffen und die von der Finanzverwaltung geforderten Daten zusammenstellen. So können diese dann schnell ins System eingepflegt und übersandt werden.
Grundsätzlich wird es keine Formulare oder Vordrucke im PDF Format für die Anmeldung, Korrektur oder Abmeldung geben. Es ist stets erforderlich, die entsprechenden Meldungen auf elektronischem Wege durchzuführen nach § 146a Abs. 4 AO. Hierzu dient das Programm „Mein ELSTER“ oder alternative Software, die über eine ERiC Schnittstelle verfügt (z.B „DATEV MeinFiskal“).
Wer erledigt die Anmeldung der Kassensysteme?
Grundsätzlich ist es dem Unternehmer/ Steuerpflichtigen seine eigene Pflicht die entsprechenden Registrierkassen dem Finanzamt zu melden. Alternativ kann der Steuerpflichtige allerdings auch eine Person für das Melden bevollmächtigen. Dahingehend sollte man also immer auf dem neuesten Informationsstand sein um die Frist nicht zu verpassen, sobald das Meldeportal zur Verfügung steht. Bestenfalls kann der Steuerpflichtige dann selbst das Kassensystem anmelden. Bei Fragen wird i.d.R. der Kassenfachhändler oder der Steuerberater zur Verfügung stehen.
- notwendige Informationen meistens direkt auf dem Kassenzettel ersichtlich
- Kassensysteme Meldefunktion
- Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Unterstützung durch Kassenfachhändler, Hersteller oder Steuerberater