Neuerungen bei privat Krankenversicherten ab 2026
Ab 2026 startet der Datenaustausch zwischen den Unternehmen der privaten Krankenversicherung, der Finanzverwaltung und den Arbeitgebern. Ein umfangreiches Anwendungsschreiben nimmt zum Ablauf im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens Stellung. Die Änderungen haben auch Auswirkungen auf die sogenannte Vorsorgepauschale beim Lohnsteuerabzug.
Ab dem 1. Januar 2026 wird das bisherige Papierbescheinigungsverfahren für die Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung (PKV) durch ein elektronisches Übermittlungsverfahren ersetzt. Der Erlass der Finanzverwaltung regelt die Einzelheiten zum elektronischen Datenaustausch im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens.
Neues Arbeitgeberverfahren bei PKV-Versicherten ab 2026
Die Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegepflichtversicherung werden zukünftig elektronisch von den Versicherungsunternehmen an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) übermittelt. Das BZSt stellt diese Daten den Arbeitgebern im Rahmen des ELStAM-Verfahrens zur Verfügung. Damit entfällt die Notwendigkeit für Arbeitnehmende, Papierbescheinigungen über ihre Versicherungsbeiträge vorzulegen.
Die rechtlichen Grundlagen für den Datenaustausch wurden bereits vor Jahren beschlossen. Ursprünglich war der Start für den 1. Januar 2024 vorgesehen, er wurde jedoch aufgrund technischer Probleme auf den 1. Januar 2026 verschoben (§ 52 Absatz 36 Satz 3 und 4 EStG). Auf die folgenden Punkte ist bereits heute hinzuweisen.
PKV-Beiträge als ELStAM-Merkmale
Zur Umsetzung des neuen Verfahrens und zur Berücksichtigung der tatsächlichen PKV-Beiträge im Lohnsteuerabzugsverfahren ab 2026 werden zwei neue elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale eingeführt (§ 39 Absatz 4 Nummer 4 EStG):
- die Höhe der monatlichen PKV-Beiträge, wenn für diese Beiträge die Voraussetzungen für einen steuerfreien Arbeitgeberzuschuss vorliegen (vgl. § 3 Nr. 62 EStG),
- die Höhe der monatlichen PKV-Beiträge, die – ggf. nach Abzug eines steuerfreien Arbeitgeberzuschusses – bei der Berechnung der sog. Vorsorgepauschale im Lohnsteuerabzugsverfahren zu berücksichtigen sind (näheres dazu lesen Sie am Ende dieses Beitrags).
Automatische Beitragsübermittlung PKV
Eine Datenübermittlung durch die Versicherungen ist unabhängig vom aktuellen Status des Versicherungsnehmers bzw. der versicherten Person (z. B. auch für Selbständige, Rentner) und unabhängig davon, ob aktuell ein Dienstverhältnis besteht. Die Übermittlung für die Beiträge eines Jahres muss bis zum Ablauf des 20. Novembers des Vorjahres erfolgt sein (§ 39 Absatz 4a Satz 2 EStG), also für 2026 bis zum 20. November 2025.
Beginnt ein Vertragsverhältnis im Laufe des Jahres, so ist die Datenübermittlung unverzüglich durchzuführen. Beitragsänderungen im Laufe des Jahres müssen dem BZSt zeitgleich mit der Mitteilung der Beitragsänderung an den Versicherungsnehmer übermittelt werden. Übermittelt werden regelmäßig die monatlichen Beiträge, die vom Versicherungsnehmer für die versicherten Personen zu zahlen sind.
Achtung: Mitversicherte Personen wie z. B. Ehegatten bekommen keine eigenen Beiträge übermittelt; diese werden dem Versicherungsnehmer / der Versicherungsnehmerin zugeordnet.
Widerspruchsrecht mit negativen Folgen beim Lohnsteuerabzug
Versicherungsnehmer haben das Recht, der elektronischen Übermittlung ihrer Daten an das BZSt zu widersprechen. Dem Arbeitgeber werden die Daten insoweit auch nicht als Lohnsteuerabzugsmerkmal bereitgestellt und somit auch nicht beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt. Ersatzweise vorgelegte (Papier-)Bescheinigungen des Versicherungsunternehmens infolge eines Widerspruchs darf der Arbeitgeber aber nicht berücksichtigen. Im Ergebnis werden in diesen Fällen keine PKV-Beiträge beim Lohnsteuerabzug mehr berücksichtigt.
Prüfung und Bereitstellung für den Arbeitgeber
Nach der Datenübermittlung durch das Versicherungsunternehmen werden die übermittelten Daten mit den im BZSt gespeicherten und gültigen Daten abgeglichen. Bei den Beiträgen für einen steuerfreien Zuschuss wird für die Bereitstellung der ELStAM in der Regel geprüft, ob ein Dienstverhältnis vorliegt. Beiträge für die Vorsorgepauschale werden in den ELStAM nur bereitgestellt, wenn ein Hauptarbeitsverhältnis vorliegt.
Die neuen Lohnsteuerabzugsmerkmale werden dem Arbeitgeber üblicherweise im Dezember für das Folgejahr übermittelt. Der Arbeitgeber muss regelmäßig die (monatlichen) PKV-Beiträge in der Höhe berücksichtigen, in der sie in den ELStAM angegeben sind.
Übergangsregelung für zwei Jahre
Nach dem Start des Verfahrens wird es für einen Übergangszeitraum von zwei Jahren (2026 und 2027) nicht beanstandet, wenn der Arbeitgeber in Fällen, in denen PKV-Beiträge aus technischen Gründen nicht bzw. nur fehlerhaft als Lohnsteuerabzugsmerkmale gebildet werden, eine vom Versicherungsunternehmen in Papierform für das Kalenderjahr ausgestellte Ersatzbescheinigung über die Höhe der zu berücksichtigenden Beiträge zugrunde legt (sog. Ersatzverfahren). Das gilt jedoch nicht bei einem Widerspruch des Versicherungsnehmers.
Es bleibt abzuwarten, in wie vielen Fällen dieses Ersatzverfahren Anwendung findet bzw. finden muss.
Quelle: BMF-Schreiben vom 3. Juni 2025 – IV C 5 – S 2363/00047/004/136
Auswirkungen und Änderungen bei der Vorsorgepauschale ab 2026
Im Zuge der vorstehenden Verfahrensänderung gibt es auch Auswirkungen und Änderungen bei der sogenannten Vorsorgepauschale. Sie ist für den Lohnsteuerabzug in Tabellen und Programme eingebaut und soll die Aufwendungen von Beschäftigten für Alters- und Krankheitsvorsorge pauschal berücksichtigen. Die Finanzverwaltung hat ihren Erlass zur Berücksichtigung der Vorsorgepauschale im Lohnsteuerabzugsverfahren überarbeitet und an aktuelle Änderungen angepasst. Die Neuerungen gelten ab 2026 und betreffen teilweise auch alle Versicherten.
Auswirkungen des neuen PKV-Verfahrens
Für die Beiträge zur gesetzlichen KV/PV wird bisher, ebenso wie für die PKV-Beiträge, beim Lohnsteuerabzug eine sogenannte Mindestvorsorgepauschale in Höhe von 12 Prozent des Arbeitslohns, höchstens jedoch 1.900 Euro jährlich (bzw. 3.000 Euro jährlich in der Lohnsteuerklasse III) berücksichtigt. Diese Mindestvorsorgepauschale wird ab 2026 abgeschafft.
Bei privat versicherten Beschäftigten werden ab dem 1. Januar 2026 in der Regel die zum Abruf bereitgestellten ELStAM der PKV-Beiträge abzüglich der vom Arbeitgeber steuerfrei gezahlten Zuschüsse berücksichtigt. Bei Beschäftigten, denen kein steuerfreier Zuschuss gewährt wird (z. B. bei Beamten), fließen die Beiträge in voller Höhe in die Vorsorgepauschale ein.
Wichtig: Werden in den Steuerklassen V und VI keine Beiträge übermittelt, weil die Person mitversichert ist oder die Beiträge dem ersten Arbeitsverhältnis zugeordnet sind, ergibt sich ab 2026 eine höhere Lohnsteuerbelastung.
Weitere Änderungen bei der Vorsorgepauschale
Neben den vorstehenden Anpassungen berücksichtigt der Erlass weitere Änderungen und gibt Hinweise, die für Arbeitgeber und auch für gesetzlich Versicherte von Bedeutung sind:
- Ab 2026 wird erstmalig bei einer Pflichtversicherung gegen Arbeitslosigkeit ein Teilbetrag für die Arbeitslosenversicherung in den Steuerklassen I bis V berücksichtigt, soweit dieser Teilbetrag zusammen mit den Teilbeträgen Kranken- und Pflegeversicherung (gesetzlich oder privat) den Betrag von 1.900 Euro nicht übersteigt. Das ist sozusagen der Ersatz für die wegfallende Mindestvorsorgepauschale.
- Für die Frage, ob der Teilbetrag für den einzelnen Sozialversicherungszweig anzusetzen ist, ist der Versicherungsstatus am Ende des jeweiligen Lohnzahlungszeitraums maßgebend. Der Teilbetrag „gesetzliche Krankenversicherung“ ist bei Pflichtversicherung und freiwilliger Versicherung anzusetzen.
- Bemessungsgrundlage für die Berechnung des jeweiligen Teilbetrags der Vorsorgepauschale ist neben dem (ermäßigten) Beitragssatz der Arbeitslohn unter Beachtung der jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze. Die besondere Beitragsbemessungsgrenze in der knappschaftlichen Rentenversicherung ist nicht zu berücksichtigen. Der Übergangsbereich in der Sozialversicherung für Arbeitslöhne bis 2.000 Euro ist steuerlich unbeachtlich. Ebenso unbeachtlich ist das Zusammentreffen mehrerer Versicherungsverhältnisse.
- Beim Teilbetrag Pflegeversicherung sind sowohl der Beitragszuschlag für Kinderlose als auch Beitragsabschläge vom zweiten bis fünften Kind zu berücksichtigen. Entsprechendes gilt für länderspezifische Besonderheiten (höherer Arbeitnehmeranteil in Sachsen).
Quelle: BMF-Schreiben vom 14. August 2025 – IV C 5 – S 2367/00012/004/033